入社書類をメールや紙で個別に受け取っている
Pochi-haken Collect
入社書類の回収を、
URLひとつで。
スタッフにURLを送るだけ。ログイン不要で提出でき、AIがその場で不備を確認します。派遣元は、届いた書類を確認して承認するだけです。
書類回収の課題
入社や更新のたびに、
書類を追いかけていませんか？
集める書類は決まっているのに、受け取る手段と確認の往復が担当者の時間を奪っています。
読めない・種類が違う書類のやり取りが往復する
誰が何を出したか、表計算で追いかけている
資格の有効期限が近づいても、更新依頼を忘れる
回収フロー
依頼から完了まで、
スタッフも担当者も迷わない。
依頼、提出、その場のチェック、確認。書類回収の流れをひとつにまとめます。
依頼する
収集セットを選び、スタッフへ送信。Pochi-hakenのスタッフなら検索して選ぶだけで、氏名やメールの入力は不要です。
URLから提出
スタッフはメールのリンクを開き、ログインなしで書類をアップロード。必須項目がそろえば提出できます。
AIがその場で確認
画像の書類が指定した種類か、文字が判読できるかをその場で確認。不備があればすぐに再提出を案内します。
確認して完了
派遣元担当者が内容を確認し、承認または理由付きで差し戻し。理由はスタッフの提出画面にも表示されます。
できること
書類回収に必要な機能を、
シンプルにまとめました。
セット
収集セットで依頼を定型化
履歴書、資格証、口座情報など、必要な書類項目をセットとして保存。必須・任意や説明文を項目ごとに設定できます。
URL
ログイン不要の提出URL
スタッフは専用アカウントなしで提出できます。URLには提出期限を設け、期限切れや使用済みのリンクは無効になります。
AI
AIによるその場チェック
アップロードされた画像が書類の種類として妥当か、判読できるかをAIが確認。不備は再提出扱いとし、理由を表示します。
確認
派遣元での確認・差し戻し
提出された書類を項目ごとに確認し、承認または理由付きで差し戻し。要確認の依頼は一覧で把握できます。
通知
期限前のリマインド
提出期限の3日前になっても未提出の依頼には、自動でリマインドメールを送ります。
連携
Pochi-hakenと連携
スタッフ登録や資格の有効期限をもとに依頼の下書きを自動作成。Pochi-hakenの管理画面からワンクリックで開けます。
回収できる書類の種類
- 履歴書
- 資格証
- 許可証
- 登記事項証明書
- 口座情報
- 請求書
- その他
Pochi-haken連携
入社・資格更新のタイミングを、
Pochi-hakenが教えてくれます。
勤怠で管理しているスタッフの情報をそのまま活かし、依頼の作り忘れを防ぎます。
Pochi-hakenの機能を見る✓
スタッフ登録で入社書類の依頼を下書き
Pochi-hakenにスタッフを登録すると、入社用の収集セットで依頼の下書きを自動作成します。
✓
資格の有効期限から更新依頼を下書き
契約に登録した資格の有効期限をもとに、期限の30日前に更新書類の依頼を下書きします。
✓
送信は必ず担当者の確認後に
自動で送信することはありません。内容を確認してから送信できるので、誤送信の心配がありません。
✓
同じ会社としてそのまま利用
Pochi-hakenの管理画面から「書類回収を始める」を押すだけ。別途ログインやパスワードの管理は不要です。
有料オプション
資格証の有効期限、
改ざんの疑いをAIが検出。
提出された資格証の有効期限欄が、生成AIなどで加工された可能性を複数の手がかりから確認します。疑わしい場合は自動で承認せず、人による確認へ回します。
- ✓生成AIの来歴情報・電子透かしの照合
- ✓画像の編集ソフト情報の確認
- ✓有効期限欄の加工痕跡の視覚的チェック
- ✓「検出されない＝本物」とは扱わない設計
ADD-ONAI改ざんチェック（資格証）
月額 300円（1社あたり）
収集セットの資格証項目ごとに有効・無効を切り替えられます。基本プランのご契約後、請求画面からお申し込みいただけます。
スタッフにアカウントは必要ですか？＋
不要です。メールで届くURLを開き、ブラウザから書類をアップロードして提出します。
AIが不備と判定した書類はどうなりますか？＋
再提出扱いとなり、理由がスタッフの提出画面に表示されます。AIの判定は人の確認を置き換えるものではなく、最終的な承認は派遣元担当者が行います。PDFやAI処理ができなかった場合は、そのまま人による確認へ進みます。
どの書類を回収できますか？＋
履歴書、資格証、許可証、登記事項証明書、口座情報、請求書などを項目として設定できます。「その他」として任意の書類も回収できます。
Pochi-hakenを使っていなくても利用できますか？＋
Collectは、Pochi-hakenをご契約の会社向けに提供しています。Pochi-hakenの管理画面から利用を開始します。
料金はかかりますか？＋
現在、書類回収はPochi-hakenのご契約に含めて提供しています。無料トライアル中もお試しいただけます。資格証のAI改ざんチェックのみ、有料オプションです。
提出された書類はどのくらい保存されますか？＋
提出済みの書類は依頼に紐付けて保存します。差し替えで不要になった古いファイルは、30日の保持期間を過ぎると自動で削除されます。